ICT cruciaal bij invoering zelfsturende teams

In gesprek met … Bestuurder Henk Jan van Essen bij Trimenzo over zelfsturende teams.

Trimenzo heeft er bewust voor gekozen om zelfsturende teams van de een op de andere dag in te voeren om zo alle ongemakken tegelijk te krijgen. Uiteraard is er een goede voorbereiding aan vooraf gegaan. Zoals het benoemen van de kaders via een strategisch beleidsplan en het binnen deze kaders ontwerpen van de teams met hulp van een externe coach. Tussen de bestuurder en de uitvoering zaten zes managementlagen. Nu bestaat Trimenzo uit een bestuurder, regiomanagers en 19 zelfsturende teams. Henk Jan van Essen, directeur bestuurder van ouderenzorgorganisatie Trimenzo uit Twello blogt over de transformatie naar het nieuwe organisatiemodel. Ik kan idealistisch zijn door te zeggen dat ik voor 100% geloof in zelfsturende teams. Dat is ook zo, maar bezuinigingen waren de aanleiding. We moesten ongeveer 1 miljoen euro bezuinigen. We konden en wilden echt niets aan de basis weghalen dus hebben we besloten om te snijden in managementlagen door over te gaan op zelfsturende teams. Dit leidde tot een daling van het overheadpercentage van 18% naar 13,5%.

Geduld hebben

De transformatie naar zelfsturende teams is heftig want de verhoudingen veranderen radicaal en dat is wennen. Ook voor mij. Ik wil altijd snel gaan, maar bij dit soort veranderingen moet je geduld hebben. Als je over wilt gaan op zelfsturende teams moet je er echt verstand van hebben. Daarom ben ik een masteropleiding bedrijfskunde gestart aan de Radboud Universiteit in Nijmegen. Daar zit de meeste kennis van zelfsturende teams (in allerlei sectoren in de markt).

Drie jaar uittrekken

We zitten nu midden in de transformatie en leren met vallen en opstaan. Maar het gaat de goede kant op. Wil je als organisatie zelfsturend zijn, dan moet je er drie jaar voor uit trekken. Zelfsturende teams zorgen voor een verkleining van de afstand en tijd tussen de verstoring en het regelen van de oplossing. Daarnaast nemen het aantal interne regelrelaties en het aantal contacten per relatie af. Als er iets gebeurt dan moet je het als team zelf oplossen. Het geeft namelijk stress als je elders moet vragen om een verstoring op te lossen of lang moet wachten op een oplossing. Dat is een belangrijke les die ik heb geleerd. Met alleen het formeren van zelfsturende teams ben je er niet, anders vliegt het alle kanten uit. ICT is een belangrijk hulpmiddel in het monitoren van de zelfsturende teams. Met ICT meten we de productie en productiviteit.

Interne benchmarks

Per team hebben we een monitor gemaakt die de prestaties meet en toetst aan de norm die we hebben gesteld. Ook zijn we begonnen met interne benchmarks. We zien nu al dat het medewerkers motiveert om tot zelfsturing over te gaan. De zelfstandigheid van de teams is verschillend. Er zijn teams waar enkelen letterlijk ziek zijn van de veranderingen, maar er zijn ook teams die al goed functioneren. We hadden problemen met de bezetting. Tegelijkertijd hadden we nogal wat stagiaires op niveau twee, eigenlijk te veel. Er waren ook stagiaires die vakantiewerk willen doen. Toen hebben teams van 2 locaties onderling geregeld dat die stagiaires de huiskamerbezetting gingen doen. Ik ben trots op de medewerkers die zo snel en goed gebruikmaken van de nieuwe regelruimte die er is.

Zelfredzaamheid bewoners

We werken niet uitsluitend aan zelfredzaamheid van medewerkers maar ook aan die van de bewoners. We hadden een systematiek dat als je hier als cliënt binnen kwam, alles vanaf dat moment voor je geregeld werd. Met de invoering van zelfsturende teams hebben we hier ook wat aangedaan. Zo hebben we de dienstkleding afgeschaft, omdat die ‘te medisch’ is en appelleert aan onzelfstandigheid, en aan ‘patiënt’ zijn i.p.v. bewoner. De brood- en koffiekarren in de woonzorgcentra zijn ook afgeschaft. Bewoners kunnen nu zelf hun brood en beleg halen bij de winkeltjes. Zij die hiertoe niet in staat zijn en geen mantelzorgers hebben die dat kunnen regelen, hebben een hulpvraag. Mede dankzij de hulp van ICT kunnen we hier goed mee omgaan. Die activiteiten leggen we vast in het digitale zorgplan beschikbaar via een iPad. De gegevens komen uit het zorgleefplan. Op de iPad verschijnt een optimale route naar intra- en extramurale cliënten. We hebben intramurale en extramurale medewerkers gemengd om tot cultuuruitwisseling te komen. Medewerkers en cliënten reageren heel verschillend op de nieuwe situatie. Sommigen zijn blij, anderen begrijpen het terwijl weer anderen boos zijn.

Overdosis aan veranderingen

Toch gaat er ook wel eens wat fout. Zo zat een vestiging voor kleinschalig wonen in een verbouwing op het moment dat we overgingen op zelfsturende teams. De manager die de veranderingen begeleidde, werd tegelijkertijd helemaal opgeslokt door de verbouwing. Dat bleek een overdosis aan verandering. Dat hebben we onderschat maar ik ben met de betrokkenen gaan praten en heb mijn excuses aangeboden. Ook hebben we een oplossing gevonden door iemand anders de leiding over de verbouwing te geven, zodat de manager zich volledig kon richten op de implementatie van de nieuwe werkwijze.

ICT cruciaal

Het implementeren van zelfsturende teams gaat de goede kant op, maar dat betekent niet dat we veilig zijn. De complexiteit neemt toe, ook die van ICT, en dat is voelbaar in een kleinere organisatie als Trimenzo. Maar ICT is wel cruciaal. We denken nu hard na over een oplossing om die druk te verlagen, en zoeken samenwerking met andere zorgorganisaties en de industrie op bepaalde terreinen. De invoering van zelfsturende teams is een positieve stap, maar verdere samenwerking is voor een kleine zorgorganisatie een voorwaarde om te kunnen overleven.

Over Trimenzo

Trimenzo ondersteunt met 420 medewerkers de Eigen Kracht en zelfstandigheid van 819 cliënten via welzijns-, woon-, en zorgdiensten onder regie van deze burgers en/of hun naaste omgeving. De doelgroep bevat alle leeftijden met uitzondering van zuigelingen en jonge kinderen met specifieke hulpvragen die om specialistische deskundigheid vragen. Het werkgebied is primair de gemeente Voorst maar kan zich langs de randen uitbreiden. Indien om volume- en exploitatieredenen een groter werkgebied gewenst blijkt te zijn, beperkt zich dit in eerste instantie tot de Stedendriehoek Apeldoorn, Deventer, Zutphen.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s