ERP 2.0, het kan anders en beter

Steeds meer zorgorganisaties hebben het inzicht dat ondersteuning van de bedrijfsvoering met moderne geïntegreerde software leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering en verbeterde dienstverlening aan en in het primaire proces. Om de bedrijfsvoering integraal te ondersteunen zijn ERP-systemen ontwikkeld. Er zijn er momenteel twee soorten ERP-systemen, namelijk: traditionele en moderne. Waar ligt het onderscheid en waarom ik pleit voor een modern ERP concept, ‘ERP 2.0’, te gaan, licht ik onderstaand toe.

Inleiding
Het begrip ERP staat voor Enterprise Resource Planning waarmee een softwaresysteem wordt bedoeld. Dit soort systemen wordt voornamelijk gebruikt ter ondersteuning van alle bedrijfsvoeringprocessen, inclusief de integratie met leveranciers, samenwerkingspartners en afnemers. Waarbij voorheen veel organisaties gebruik maakten van verschillende systemen voor verschillende afdelingen, kunnen in één ERP-systeem een heel groot aantal processen worden ondergebracht. Een gevolg hiervan is, dat gegevens van bijvoorbeeld klanten, productie, materiaal, technologische hulpmiddelen, facilitaire voorzieningen en personeel slechts eenmaal geregistreerd hoeven te worden. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en kostenreductie.

Traditionele ERP omvat heel veel functionaliteit. Maar ze is kostbaar en moeizaam te beheren of heeft in ieder geval dat imago. Dat komt vooral doordat ze zeer universeel is; de softwareproducent maakt het systeem geschikt voor vele bedrijfstakken en alle bedrijven. Omdat het daardoor niet naadloos aansluit op de bedrijfsprocessen in de branche en de betreffende organisatie moet de software worden aangepast en aanvullende software worden ontwikkeld. Daardoor kunnen de implementatiekosten zeer hoog zijn en worden implementatieprojecten onvoorspelbaar. Dit leidt maar al te vaak tot verrassingen die resulteren in lange en dure maatwerkimplementaties. Vervolgens komen kosten van updates en de gevolgen van fouten ten laste van de individuele klant. Dit risicovolle proces zou telkens terug kunnen keren bij iedere volgende release van de software.

Daarenboven worden vanwege hoge kosten en lange doorlooptijden de bedrijfsfuncties veelal niet integraal en procesgericht aangepakt maar afdelingsgewijs. Dit leidt weer tot suboptimalisatie die je juist met de implementatie van het ERP-gedachtegoed wilde voorkomen.

Dergelijke traditionele software-implementaties zijn niet meer te verantwoorden. Moderne ERP-concepten heffen genoemde nadelen op. Juist in deze tijd dragen ze bij aan kostenbesparingen, verbeterde transparantie en het nieuwe werken. Dit zou in elke ERP-business case dominant moeten zijn. Waarom tijd, geld en moeite spenderen en risico’s lopen, als er geen gegarandeerde verbeteringen te behalen zijn? Kennelijk is dit niet zo vanzelfsprekend bij traditionele ERP-systemen.

ERP 2.0
Wat kan één woord een verschil maken. ERP is dus niet altijd ERP! Laten we de moderne aanpak ERP 2.0 noemen. ERP 2.0 is out of the box ingericht voor de processen in de betreffende bedrijfstak. Het gebruik ervan is simpel en voelt logisch aan. ERP 2.0 omvat de best practices voor de betreffende processen en de kennis van het implementatiebedrijf en haar ervaring bij vele, soortgelijke klanten die allemaal in die bedrijfstak actief zijn. Dit zorgt voor een forse vermindering van kosten, doorlooptijden, onderhoud, support en fouten en maakt maatwerk overbodig. Hierdoor kunnen de bedrijfsprocessen integraal worden geïmplementeerd en verdwijnt de suboptimalisatie per afdeling.

ERP staat in 2.0 ook niet meer voor Enterprise Resource Planning. ERP systemen “plannen” namelijk niet. Zeker niet in zorgorganisaties. Daar plannen de systemen in het primair proces, de zogenaamde EPD’s, de stroom van patiënten door de zorgorganisatie, veelal met behulp van standaard zorgpaden of zorgprogramma’s die patiëntspecifiek worden uitgevoerd. ERP 2.0 integreert met het EPD op financieel, materieel en personeel niveau. ERP betekent voor mij “entERPrice” en daarbij ligt dus het accent op proces- in plaats van afdelingsgerichte software en implementatie.

Figuur 1: Gartner’s kwadrant voor ERP software

PinkRoccade koos de sofware en best practices van SAP als basis voor haar ERP 2.0 concept voor de zorgsector genaamd CareCTRL. SAP All in One wordt door de experts gezien als zeer compleet en toekomstvast (zie figuur 1). SAP is ook de enige generieke ERP-leverancier met reeds op de zorg afgestemde administratieve concepten. Deze zijn opgenomen in de module ISH.

PinkRoccade Healthcare oordeelde daarnaast dat SAP de beste ondersteuning van workflow en zorgspecifieke processen biedt. De generieke functionaliteit en best practices van SAP zijn gebundeld met ervaringen en procesbeschrijvingen van vele zorgorganisaties, ons zelf en onze samenwerkingspartners voor diverse functiegebieden tot één standaardoplossing voor de bedrijfsvoering van zorgorganisaties (zie figuur 2). Verwerking van updates en benodigde aanpassingen voor de zorgsector, inclusief de daarmee gepaard gaande risico’s en kosten, worden centraal beheerst door PinkRoccade Healthcare. Vanzelfsprekend kan een klant of een combinatie van klanten ook een bepaald aantal samenhangende modules verwerven en implementeren.

Figuur 2: Ontwikkeling ERP 2.0

ERP 2.0 biedt alle moderne IT-mogelijkheden. Dit omvat draadloos en mobiel werken, bijvoorbeeld met iPhone. Een elektronische leeromgeving voor gebruikers. En mogelijkheden voor veilige connectie via internet met cliënten, personeel, samenwerkingspartners, toeleveranciers, zorgverzekeraars, overheden en anderen ten behoeve vanonder andere self service, samenwerking, integratie van data en functies, punch out’s naar webwinkels, warehousing, auctions, e-HRM.

Verder wordt ERP 2.0 identiek uitgeleverd aan verschillende klanten. Maatwerk per klant wordt geminimaliseerd. Hierdoor wordt implementatiekennis en operationele ervaring hergebruikt. Investeringen in de software en in de exploitatie- en leeromgeving worden gezamenlijk gedragen en verwerkt in nieuwe versies. Dat verlaagt de kosten en verbetert de business value van het systeem voor de bedrijfsvoering van gezondheidszorgorganisaties. Ik ben dus ook een voorstander van het aanpassen van bedrijfsprocessen aan de best practices in de ERP-software en de implementaties hiervan voor de gezondheidszorg. Het is eenvoudig, vele malen goedkoper en toekomstproof. Van een hoge mate van standaardisatie profiteert namelijk iedereen.

Bij ERP 2.0 past ook een moderne leverancier. Deze zorgt ervoor dat zowel locaal als gehost identiek dezelfde software wordt aangeboden. Kiest de zorgorganisatie voor ASP (application service providing), SOD (software on demand) of SAAS (software as a service), dan verdampen er werkzaamheden op het gebied van applicatie- en systeembeheer. Wederom een behoorlijke besparing en met name een grote ontzorging. Ook kan er per maand en per medewerker afgerekend worden, waardoor er gelijk al financiële ruimte ontstaat. Investeringen zijn simpelweg niet nodig.

Figuur 3: Zorgmanagement en Controlling

De ERP 2.0 benadering richt zich op een zo snel en goedkoop mogelijke implementatie en gebruik van de modernste technologie en functionaliteit voor geïntegreerde bedrijfsvoering. Hierdoor kunnen zorgorganisaties optimaal personeel, materiaal, faciliteiten en financiële middelen inzetten voor de ondersteuning van het primair proces dat is gericht op toegankelijke en gastvrije zorgverlening met een goede kwaliteit en doorlooptijd. Daartoe integreerten CareCTRL graag met moderne EPD’s. EPD’s die zich doorontwikkelen met mogelijkheden voor vraagsturing, DBC-afleiding, zorg-pad/programma gerichte planning en registratie – dan ondersteunt CareCTRL voor de omzet- en zorgcontrolling, KPI-gebaseerde performance management en innovatie van zorg- en bedrijfsvoeringprocessen (zie figuur 3).

Omzet- en zorgcontrolling
Zowel traditionele als moderne ERP-systemen hebben uitstekende analyse- en planningstooling voor bedrijfsvoering in zich. Maar, we zien dat deze tooling niet of nauwelijks wordt ingezet voor omzet- en zorgcontrolling. Dat komt door twee oorzaken. Het ERP-gedachtegoed is onvoldoende geïmplementeerd of er is onvoldoende integratie met het EPD (of XIS). De gegevens van geleverde en nog te leveren prestaties in de primaire en zorgondersteunende processen zijn zo belangrijk, omdat zij aan de basis staan van de gerealiseerde en verwachte kosten en opbrengsten en de bedrijfskundige analyse van zorgverlening.

In de praktijk wordt via BI-tools geprobeerd om de benodigde stuurinformatie alsnog uit de diverse systemen te halen. Vaak is deze informatie door aannames en ontbrekende detailinformatie zodanig genivelleerd, dat alleen globaal inzicht mogelijk is. Inzoomen op onverwachte uitkomsten en de vergelijking met normatieve zorgpaden kan lang niet altijd en als het al kan, is het veelal te laat om nog bij te kunnen sturen. Om nog maar te zwijgen over de grote inspanning die nodig is om deze situaties te analyseren.

Daarnaast zijn de geleverde prestaties onderdeel van de interne verrekening. De doorbelasting is veelal wel in de interne kostprijzen verwerkt, maar managers zien geen aanvulling in dekking van kosten als er – meer – prestaties zijn geleverd door de zorgorganisatie. De manager raakt eerder in de stress omdat niet wordt voldaan aan de verwachtingen en gaat allerlei interne activiteiten uitzetten om de oorzaak te achterhalen. Door kosten en dekkingsbijdragen real time (of periodiek) te koppelen aan de daadwerkelijk geleverde prestaties, ontstaat dit inzicht wel en kunnen zorgorganisaties veel beter omgaan met dekking van kosten en omzet- en zorgcontrolling en dus de inrichting en het beheer van resultaat verantwoordelijke eenheden.

Verder worden de geleverde prestaties en gefactureerde DBC’s nog wel eens misbruikt. Je kunt je afvragen wat dit betekent voor interne sturing. Daarnaast ontbreekt het inzicht in onderhanden werk. Dit wordt soms afgehandeld als niet gefactureerde zorg, maar zou het totaal moeten zijn van de kosten van geleverde prestaties, gekoppeld aan de voorcalculatorische kostprijs. Een voorcalculatorische kostprijs kan eenvoudig geïmporteerd worden in ERP 2.0.

Een volgende waarneming is, dat de facturering van zorg traditioneel onderdeel is van het XIS of het EPD. Belangrijke argumentatie hierbij is, dat men ten behoeve van correcties of crediteringen inzicht moet hebben in de verrichtingenhistorie. De processen rondom opbrengsttoewijzing, omzet- en zorgcontrolling, betalingen, debiteurenbeheer en treasury management worden in deze argumentatie vaak ten onrechte genegeerd. De mogelijkheden voor informatie-uitwisseling zijn dan geminimaliseerd, vooral vanwege de platte journaalpost die veelal de enige vorm van integratie is. Resultaat is, dat de financiële administratie overbelast wordt, zich bezighoudt met weinig zinvolle overboekingen omdat resultaten inzichtelijk geboekt moeten worden en dus niet toe komt aan omzet- en zorgcontrolling. Tweede gevolg is, dat de BI-deskundigen dit controlling-proces nabouwen binnen een BI-omgeving en uiteindelijk wel acceptabele resultaten kunnen opleveren, maar dat verandering van structuren of bijvoorbeeld veranderingen in kostprijsmethodieken enorme kosten met zich meebrengen.

Door het EPD goed te integreren met ERP 2.0-systeem en de controlling-mogelijkheden te gebruiken, is informatie veel sneller en ook gedetailleerder beschikbaar. Er is real time inzicht in kosten en opbrengsten en managers hebben tooling om ook daadwerkelijk dagelijks te sturen. Het controlling-deel van de managersconsole waarbij kosten en opbrengsten bij elkaar zijn gebracht omvat alle instrumenten ten behoeve van sturing op resultaat verantwoordelijke eenheden.

Hans ter Brake – februari 2010

Eerder gepubliceerd via PinkRoccade Healthcare.

Advertenties

2 gedachten over “ERP 2.0, het kan anders en beter

  1. Pingback: ERP 2.0 voor gezondheidzorgorganisaties (deel II) | Hans ter Brake

  2. Pingback: Wanneer is anytime? | Hans ter Brake

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s